月刊FOODWORLDメールマガジン2016年 6月号から抜粋
EXCELを使用したマスター登録・更新
こんにちは。6月号担当の「たぬき四朗」です。
今月は「EXCELを使用したマスター登録・更新」についてご紹介します。
FOODWORLDをご利用いただいているお客様から、次のような点で困っているというご相談をいただきました。
- 新しい得意先からの取引開始が急遽決定したため、急いでマスターの登録をしなければならない。
- 扱っている商品の種類が多いため、単価変更をするにも時間がかかる。
得意先が増えた場合、店舗や店舗別商品といった関連するマスターも登録が必要となるため、登録件数が多くなりがちです。
また、単価更新といった件数が割と多い更新作業には時間が掛かります。
従来FOODWORLDでマスター情報の登録・更新を行うには、マスター毎に用意されている画面のガイドに従って確実に行う方法が用意されています。
また、入力を軽減させるためにマスター情報の複写機能もあります。
しかし、この方法は確実ではありますが、時間は掛かります。
これに対して、
- データインポートにより一括登録・更新処理をしたい
- 使い慣れているExcelで登録・更新データを整理したい
というご要望がありましたので、マスター登録方法の1つとして「マスターインポート」機能を昨年リリースしました。
この機能は、CSV形式のファイルを使用してマスター情報を一括で更新する機能となっています。CSV形式のファイルとは、「カンマで区切られた情報」が入っているファイルです。EXCELでも扱えるため、EXCELでの操作に慣れている担当者にとっては扱いやすいと思います。
マスター情報をEXCELで整理でき、「マスターインポート」機能から簡単な操作でマスター情報の一括更新が行えます。
こんな便利な機能ですが、「マスターインポート」機能を扱うためには注意が必要です。一括処理を行うと個々のデータの正否が見えにくくなり、ミスが生じやすいのと、大量データ処理が可能なため間違えを犯すと影響が大きいことなどです。
バックアップとして更新前のファイルをとっておき、ミスが判明したら更新前のファイルを取込み、更新前の情報に戻せるなどの準備が必要です。
それでも、SEのアドバイスの元にご利用を開始されたお客様からは「非常に便利になった」と喜んでいただけました。
お客様と共に取り組んだ成果が実りましたね。
「EXCELを使用したマスター登録・更新」の説明をTips動画にしましたので是非ご覧下さい。
次回もご期待下さい。
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