月刊FOODWORLDメールマガジン2018年 8月号から抜粋
FOODWORLDでのコード整理のポイント
こんにちは。「たぬき四朗」です。
FOODWORLD(以下FW)を導入する際、お客様の多くは日常業務でEXCELを使用しているケースが多いのですが、シートの中は無法状態であることが多いですね。
例えば、
・同じ名称を何度も使用する。
・担当者により同じ食材でも名称がバラバラで存在する。
など。
システムを初期運用するために、これらの情報をベースにマスター化をしますが、そこで特に重要となるのはコード整理です。
ということで、今回は「コード整理のポイント」についてお話します。
マスター化を行うには新たな記号群(コード)が必要となりますが、それではどの様に「コード」を割り振れば良いでしょうか?
「コード」の整理ついて次のような注意点が挙げられます。
1)既存コードを使用するか、新規にコードを割り振るか
新規コードを割り振るのであれば、
2)コードに何らかの意味合いを持たせるか、持たせないか
3)コードの桁数を何桁にするのか
4)コードに使用する文字の種類をどうするか
など。
これらの注意点について詳しく見てみましょう。
1)
他システムを運用しているなど、既に割り振られているコードを使用するケースです。
コード体系は既存と同じとなるため新たに検討する必要はありませんが、長年使用していれば欠番が発生している可能性があり、歯抜けの状態を継続して使用することになります。
FWに登録できる桁数を超過する、複数のシステム情報を集約した結果コードの重複が発生するなど、FWに登録できない場合には新たなコードを振りなおす必要があります。
新規に割り振る場合、項番2)以降の検討が必要となります。
2)
新規にコードを割り振る時のルールを決めるケースです。
特にコードを意識しなければ登録順にコードを割り振りますが、コードを見ただけでは何を示しているのか判断はできません。
ある程度の判断を行うのであれば、特定の桁位置に意味合いを持たせたコードの割り振りを行えば良いのですが、どのような意味合いを持たすのか、登録件数はどのくらい必要となるのかを把握する必要があります。
3)
項番2)に関連して必要となる桁数を決定するケースです。
入力を軽減するために短いコード体系にすれば、予期しない登録件数の増加によりコード不足を招き、コードの意味合いをなくす恐れがあります。
コード不足の防止として桁数の多いコード体系にすれば、長いコードは覚えにくい、入力ミスを発生させる可能性があります。
4)
コードに数字以外の文字を使用するケースです。
数字以外の文字を使用することにより、項番2)の意味合いを持たせるケースでの表現は広がります。
けれども、コードに数字以外を認めていないシステムとの連携ができない、入力を数字だげて簡単に済ませられない、といった制限が発生します。
注意点について把握できたでしょうか?
コード体系の整理は登録件数や、今後の使用条件などを考慮し、そこに発生するメリットやデメリットも理解して決める必要があります。
そのため、どのコード体系が良いかという回答は難しいと思います。
けれども、システム導入の最初にしっかりとルールを決めていき安定した運用を行っていけるように、今まで対応してきた他のお客様での事例を参考にコード体系を決定する手助けになれれば良いなと思います。
「FOODWORLDでのコード整理のポイント」として、Tips動画で公開しています。是非ご覧下さい。
FOODWORLDメールマガジンはお客様へ最新の情報提供や、当社ならではの製品紹介を、読んで楽しいコンテンツとして毎月配信しております。
メールマガジン2018年 8月号を見る