月刊FOODWORLDメールマガジン2018年 11月号から抜粋
インターネットFAXの紹介
こんにちは。11月号担当の「たぬき教授」です。
今月は「インターネットFAX」についてご紹介いたします。
企業の受注システムはEDIなどの電子商取引が増えていますが、未だFAXを使用して受発注を行っている企業は多いと思います。
紙でFAX機から送る場合でも、PCから直接FAXする場合でも、FAXの規格以上のスピードは出ませんので取引先、枚数が多くなると時間がかかります。注文書の場合、締め切り時間があるので早く送りたいと思ったことはありませんか?
FOODWORLDではFAXソフトと連携して、FOODWORLDで作成した注文書を直接FAX送信しているお客様が大半です。
仕入担当者が入力した注文データから作成した注文書をFAXソフトが順次送信するのですが、全部を送り終えるまでには時間がかかります。
これをFAXソフトを渡さず「インターネットFAX」にメールするように修正すれば送信時間を短縮でき、早く仕入先に届けられる可能性があります。
この「インターネットFAX」はインターネットを通じてFAXのやり取りができる有償のサービスで、一般的にはメールを使用します。電話回線、FAXソフト、モデム、FAX専用機などはいずれもは不要です。
まず、FAXを送信する場合ですが、PDF形式の注文書を作成しメールに添付してサービス提供会社に送ります。
この時の宛先(メールアドレス)は「仕入先のFAX番号@サービス提供会社.jp」のような形式になります。
高速なインターネット回線ですので、FOODWORLDからサービス提供会社への送信はあっという間に終わります。
サービス提供会社のサーバでは受け取った添付ファイルを印刷イメージに変換し、指定された仕入先のFAX番号にダイアルアップします。ここからは通常のFAXと同じで、仕入先のFAX機から注文書が出力されます。
サービス提供会社の電話回線に余裕があれば、別の仕入先への注文書も同時並行で送信されるので、全部の注文書を終えるまでの時間は短縮されるはずです。
一方、「インターネットFAX」で受信する場合、サービス提供会社から電話番号が提供されます。通常のFAX機から、この電話番号にFAXを送ると、サービス提供会社のサーバがPDFなどに変換し、登録してあるメールアドレスに添付ファイルとして届きます。
「インターネットFAX」のメリット
・電話回線、FAXソフト、モデム、FAX専用機などの設備を自前で持つ必要がなくなる
・サービス提供会社への送信は短時間(長時間端末を占有しない)
・送受信の記録はWeb管理機能でどこからでも確認可能
・RPA(Robotic Process Automation)ツールを利用して業務を自動化するなど他のデジタル機器と連動しやすい
「インターネットFAX」のデメリット
・FAXの受信側ではサービス提供会社の電話番号が表示される
・受信サービスは送信とは別契約になる(サービス提供会社により異なる)
肝心の料金ですが、基本料金+枚数(または60秒)×単価(全国一律料金)といった形をとる会社が多いようです。
通常FAXの通信費に比べると単価が高いので、枚数が多くなると「インターネットFAX」の方が高くなりますが、それ以上にメリットがあるとは思いませんか?
今回ご紹介した内容について、詳しくは動画をご覧ください。
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