月刊FOODWORLDメールマガジン2019年 10月号から抜粋

デジタルツールを上手く利用した業務の自動化

こんにちは。10月号担当の「おやじタヌキ」です。
今月は「デジタルツールを上手く利用した業務の自動化」について考えてみたいと思います。

最近、RPA（Robotic Process Automation）が話題になっており、皆さんの会社でも「ウチはどうなの？」というような会話が聞こえるのではないでしょうか？

RPAの高額なツールを導入するかどうかは別にして、日々進化しているデジタルツールを上手く利用すれば、効果的に「業務の自動化による置換え」ができると思います。

人材難と働き方改革のダブルルパンチにさらされて、終わりなき業務改革に迫られている食品業の皆さんの参考になれば幸いです。

昨今、食品業でも既にデジタルツールを装備し使い方を工夫して、いったんは効率的な業務フローを完成させているお客様が多くみられます。
しかし部分最適でシステム化しているお客様がほとんどであり、特に業務ごとの「切れ目」には非効率な業務が残っており、こういう「付加価値は生まないけど、誰かがやらなきゃならない業務」は皆さんの組織にもきっとあると思います。
まずはこのような業務を洗い出して、自動化を検討してみましょう。せっかくデジタルツールを利用しているのであれば、取り組まないのはもったいないです。

最初に自動化できる対象業務の選別です。次のような項目に当てはまる業務であれば自動化できる可能性が高いです。
① 判断が必要ない
そんなことを言うと「判断がいらない業務なんてある訳ないでしょう！」と怒られてしまう訳ですが、実は多くの条件（決まり事）があるために人が介入している（判断している）ように見える業務というのがあります。
条件が多いだけで実は人が判断していない業務であれば自動化できる可能性があります。

② 深夜・早朝など
食品業では24h稼動している工場も多いので、深夜・早朝など、人手が不足したり、集中力が散漫になったりする時間帯に発生する業務があります（チェックが疎かになりミスが起きやすくもなります）。
深夜・早朝の特殊な時間帯に発生する業務は、人にやらせると非常に高くつく場合があり自動化する効果が高いです。

③ システム間の連携は粘り強く
顧客や親会社からの受注・納品処理や別システム同士のデータ連携などのシステム間連携は効果が高いのです。
しかしマスターやコードの変換が必要になるので煩雑になりがちで、技術者との会話だけで意味不明と投げ出してしまう方も多いのでは？
粘り強く工夫を重ねればきっと最適解を見つけることができ、その過程で想定外の業務改善ポイントが見つかるなど、副次的な効果も期待できます。

次に具体的な実現方法ですが、これについては別途動画の中でご説明します。

最後に、自動化を検討する際の留意点です。

① 受益者以外からの協力
ここまでご説明してきたような業務の自動化は、実現した場合の受益者と、それを実現させるために努力してもらわなければならない人が異なる場合がほとんどです。
自分の利益にならない人たちの協力体制が不可欠であり、上位層の後押しと推進者の熱意が重要ですので、組織として上手に対応して下さい。

② 継続性
一度は完遂した業務の自動化でも、業務フローの変更や他システムの変更に伴って常に更新し続ける必要があり、その際、履歴管理とルールの順守を徹底できないと何度かの更新後にはすっかり実態が分からなくなってしまいます。
Excelのマクロ等を自分たちで工夫してきたお客様では必ずお聞きする現象です。
自動化に取り組む最初の段階から、履歴管理の方法やルールを策定する作業を見積っておくようにしましょう。

③ リカバリーが可能
自動化の対象業務では後からのリカバリーが可能であることが必須です。
社会的な信頼を失いかねないような重要な業務は、いくら効果があっても完全に自動化するのは危険ですし、それ以外でも自動化で問題が発生した場合の措置は考えておく必要があります。
何ごとも日ごろの信頼関係が大切です。

皆さんの現場でもぜひ、デジタルツールを上手く利用した業務の自動化に取り組んでみて下さい。
弊社にも是非ご相談下さい。

自動化の手段について、動画でご説明しています。こちらも是非ご覧下さい。

FOODWORLD製品紹介はこちらもご覧下さい。
http://www.foodworld.jp/products

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