月刊FOODWORLDメールマガジン2013年7月号から抜粋

「受注業務」について

こんにちは！７月号担当の「たぬき三郎」です。
今月は「受注業務」について紹介します。

受注処理は各拠点毎に実施している会社様もあれば、本社で集中管理している会社様も多いと思います。

その中で受注業務は、受注件数に比例して、日々の業務（処理量）も多くなってきますよね。

注文数の確認、得意先・商品（納価）の確認、在庫状況の確認、納期の確認…etc

今回は、その中から注文数の確認（受注方法）を題材に少しお話しをしたいと思います。

『受注方法』は当社の導入事例で言いますと、大きく２つに分類されます。

• 電話・FAX情報を直接システムに手入力
• 受注データを外部より（EDI、EXCEL etc…）一括取込

システム導入時、『正確な注文情報の把握（入力業務の軽減・入力ミス防止）』、『業務の効率化』と言った理由から、「電話・FAX」の比率を下げ、「受注データの連携」を中心としたシステム構成に変更する等 『業務改善』をどの会社様でも検討されると思います。

その中で、実際に導入結果をお聞きすると…

• システムに直接入力することが少なくなり、入力ミスは削減した。
• しかし、受注データを連携することで「人的な操作ミス（受注データを取り込み忘れる）等」が多く、結果、正確な注文情報の把握ができない。
• この穴埋めとして、受注数などを『目視で付け合わせる』チェック作業が必須となり、更なる業務課題が増えた

と言うのです。

最近は、これらの人的なミスをシステムが自動的に発見し、アラート等を出力するような要件も多いですが、そのアラート自体を見落とす場合があるのです。

このようなことからシステムを使う側は「見落とさない方法」、システムを作る側は「見落としさせない設計」の確立が必要だと私は考えます。

皆様はどのように考えますか？　どうされていますか？

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