月刊FOODWORLDメールマガジン2019年 3月号から抜粋

ペーパレス化を簡単に導入する方法

こんにちは。3月号担当の「おやじたぬき」です。
今回は「ペーパレス化を簡単に導入する方法」についてお話ししたいと思います。

食品工場の製造現場では多くの「紙」を出力して消費していると思います。
製造履歴や衛生管理として記録したものをファイリングして保管しておくような用途もありますが、中には指示書のように、その時、その場で必要なだけで捨てられてしまう帳票も多いのではないでしょうか。

毎日「紙」を大量に使用することは、
・資源とコストの無駄遣い
・特にHACCP義務化など、衛生的な面から紙や筆記具が製造現場にあることは望ましくない
・Excelはファイルごとに分断されており整合性を取るのが大変で、ミスを誘発しやすい

などの問題があり、ペーパレス化の必要性を感じている担当者は多いと思います。

一方で、、紙ならではの利点も多くあります。
・ちょっとした変更や気付きをその場でメモができる
・現場では計画や指示との食い違いが多々発生し、その都度メモしておくことで振り返りや業務引継ぎに使っている
・とにかく常に手元に置いていつでも再確認できるのが便利

などなど。
ペーパレス化に当たっては、こうした利用方法の必要性について十分ヒアリングを行い、丁寧に代替案を考えていく必要があるでしょう。

話はちょっと飛びますが、今回のペーパレス化のような業務領域はこれまでIT化の対象ではありませんでした。
最近になってグッと現実的になってきた背景には何があるのでしょうか？

私見ですが、
１）（特に無線の）ネットワーク利用コストが下がった
２）ネットワーク（クラウド）サービスが普及し、同時に利用コストが下がった
３）記録媒体のコストが下がった

の3点がスマートフォン等の普及により激変した分野と考えます。

IoTというよく分からない用語が一人歩きしていますが、無線ネットワークを利用する端末やサービスが今後も普及を早めていくのは間違いないと思います。
企業の現場業務にも今後はどんどんネットワークサービスを利用するIT機器が入り込んできます。

ペーパレス化も上記のような技術革新を上手く取り込めば低コストで導入可能です。とにかく一部でも「やってみる」ことが大切です。

こういう分野のIT導入では、最初から完璧を求めるのではなく、やりながら少しずつ改善していこうという柔軟な考え方が必要とされます。
労使で協力し、チャレンジしてみてはいかがでしょうか。

動画ではクラウドサービスによるペーパレス化の例を紹介しているので是非ご覧下さい。

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