月刊FOODWORLDメールマガジン2020年 6月号から抜粋
FOODWORLD開発業務におけるWeb会議の有効活用
こんにちは。
6月号担当の「たぬき次郎」です。
今月は「FOODWORLD開発業務におけるWeb会議の有効活用」について少し触れさせて頂きます。
ここ数ヶ月、新型コロナウィルスが猛威を振るいましたが、ようやく緊急事態宣言も解除されました。
国全体が自粛の嵐のなか、食品関連では逆に、特に中食に携わる方々はお忙しい日々を送られていたのではないでしょうか。
私たちIT業界では3密を避けるという事で、多くの企業でテレワークや自宅待機となっているようです。
特に営業部門などは、人に会う事ができず本来の活動ができていません。
では、私（次郎）が所属するシステムの開発部門ではどうかというと、やはり同じく影響はあります。
開発部門であっても、ユーザー様との接点無しに業務は進められません。
企業や商材によって違いますが、例えばFOODWORLD（以下FW）導入にあたっての業務プロセスはザックリ以下のようになります。
・詳細ヒアリング
・設計
・開発／テスト
・納品（インストール）
・検証
・操作説明
・本番立ち合い
FWユーザーの方々はよくお分かりですよね。
極端に言えば、ほとんどの業務においてお客様との接点（会話）が無ければ進められません。
今はその接点が持てず、プロジェクトの進行に大きな影響を及ぼしています。
もちろん「接点」を持つための手段はいくつかあり、電話やメールなどはその一つです。
しかし、ちょっとした質問や確認などはそれで済みますが、上記プロセスでは「訪問」を接点の手段としている業務が多くあります。
が、コロナで3密を避ける今の状況では、お客様への訪問が叶わず、業務が停滞しがちとなっているのが実情です。
このような状況を少しでも打破するために登場するのが、ここ最近話題?の「Web会議」（リモート会議、オンライン会議）です。
最近のテレビでもよく見かけますね。タレントがそれぞれの小画面に出るような番組、イメージとしてはそれです。
俗にいう「テレビ会議」は、複数拠点を持つ企業などが社内会議などを目的に専用の会議室に構築していますが、これよりももっと気軽に安価で個人レベルでどこでも参加できるのが「Web会議」という定義になりますでしょうか。
PCやタブレット・スマートフォンとインターネットがあれば簡単に利用できるものです。
最近のノートPCはほぼカメラやマイクは内蔵されていますし、デスクトップPCであってもWebカメラなどをつければ簡単に使えます。
また、アプリも多種多様で、最近はZOOMが人気のようですね。
では使い方は．．．と、私はこの業界の回し者ではありませんので、詳細はこのくらいにして。
話を戻しますが、世の中では停滞しがちな業務を補うため、このWeb会議が頻繁に活用されるようになりました。
政府からもオンラインでの会議を推奨するような話が出され、何よりも人との対面が制限されるこの時勢に対して有効なツールで、先行き不透明なこの先も主要な手段として利用されていくものと考えています。
では、このWeb会議はどのようなケースで有効かというと、
・会議のオーナー（主導者）が存在し、オーナーが起点となって参加者に意見を求めたり報告を求めたりする場合
・ベースとなる資料等があって、何かを伝える場面（Webセミナーなどもこれに該当）
といったように、起点となる物（者）があり、それを中心に回る会議、例えば操作説明や進捗会議などでは有効ではないでしょうか。
逆に活用には比較的向かないケースとは、
・会議参加者の意見を募り、議論し、方向性や物事を決定するような会議
・オーナー不在の会議
ではないでしょうか。
あくまで私個人の感想ですが、その場で意見を募っても画面ではだれが何を言っているか判り難く、また表情や話すタイミングも掴みにくいなど、情報が整理できず方向性や決定を見出すには非常に困難です。
※特に複数人の言葉が重なり音声が聞こえにくくなる なども。
我々のプロセスでいうところの「詳細ヒアリング」に該当するでしょうか。
詳細ヒアリングでは、様々な立場の人が、様々な意見を述べる中で、仕様を確定させなければなりません。
意思の疎通が取れない会議や曖昧な決定は、後々の進行や信頼関係に影響を及ぼしますので、特にこの部分はしっかりとした対面での打ち合わせがしたいというのが本音です。
そもそも我々FWチームは、直接的なコミュニケーション（極力対面）でユーザー様と接していくことを基本線としています。
IT企業としてはアナログ的なスタンスとも思われますが、ヒアリングに限らず必要に応じて直接対面することによってお互いの信頼関係を築き、その信頼をもってお互いが発展することを柱としています。
これはFW事業を開始して以来２０数年変わりません。
とは言え、いつ収束するか分からないコロナの状況下で、手を拱いていては物事が進まないのも事実です。
そこで、当社もWeb会議を有効活用する方向へと進んでおり、実際いくつかのプロジェクトでも活用し始めています。
その際の留意点として、
・事前の準備（想定のたたき台を事前に作成・配布・確認する など）
・進め方の工夫（少人数で、短時間に、主導者を置く など）
これらを前提に、参加者の協力を得ながら進め、都度運用を改善しようと考えています。
正直、対面での会議の様には進まないと思われますが、必要に応じて有効活用し、そのノウハウを蓄積しつつ進歩していこうと思います。
ユーザーや関係者の皆様には、今後お願いする事もあるかと思いますので、その際はよろしくお願いします。
我々FWチームはアプリの内容のみならず、このように業務プロセスについても改善しつつ、今後もお客様へより良いサービスを提供していきたいと考えています。
Web会議の有効活用について、いかがでしたか？
何はともあれコロナが収束し、皆様が以前の普通の生活に早く戻れる日がくることをお祈り申し上げます。
「Web会議」に関する簡単なイメージ動画を用意していますのでご覧ください。
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