月刊FOODWORLDメールマガジン2020年 11月号から抜粋

インターネットサービスの変更に注意

こんにちは。11月号担当の「たぬき教授」です。

今月は「インターネットサービスの変更に注意」です。
インターネットサービスの変更に気が付かなかった為に、業務が止まってしまった事例を紹介します。

みなさんの会社でもWEB、メール、ビデオ会議などインターネットを利用したサービスを業務の一部として利用していると思います。
特に、コロナ禍の影響でテレワークをしている方は、これらサービスなしには業務がまわらないのではないでしょうか？

これらのサービスは契約すると、サービス提供会社から様々なメールが届きます。
その多くは新しいサービス、利用方法の紹介などがほとんどですが、時には契約更新のお知らせ、新サーバーへの移転、サービス内容の変更といった重要なメールが届く場合があります。

みなさんの会社では誰がこのメールをチェックしていますか？
まさかメールボックスに溜まりっぱなしってことは無いですよね。
もしかすると、業務に影響を与える重要なお知らせが届いているかも知れません。

FOODWORLDのお客様でも何社かWEBから受注データを取ったり、業者への発注データをメールに添付したりとインターネットの各種サービスを利用していますが、ある日突然動かなくなる事例がいくつか発生しました。

例えば１例としてあげると、FOODWORLDの発注で入力したデータを業者ごとに取りまとめ、メールで一括送信しています。
プログラムでメールを作成し、お客様が契約されているメールサービスのサーバーに送信するように機能を追加しました。
それまではFAXで送っていたので時間がかかっていましたが、ボタンを押すだけで複数の業者にメールを送れるようになりました。
このメール送信機能は、かなり昔に開発し安定稼働していたのですが、ある日突然エラーが発生し一切機能しなくってしまいました。

当社で原因を調査した所、メールサービスを提供する会社が通信方法を変更していることが判明しました。
プログラムを作成した当時の通信方法は廃止され、セキュリティを強化した新しい通信方法に変更しなければいけなかったのです。
この変更はメールサービス提供会社から事前にお知らせが届いていたはずですが、これに気づかず、いきなり廃止の日を迎えてしまいました。

結局、プログラムの修正が完了するまでの間、手作業で対応することになってしまいました。

今回、何故この重要なお知らせに気づけなかったのでしょうか？
原因としては

・ネットワークの用語は難しく理解できない
・お知らせの内容が業務に影響するのか判断できない
・サービスの管理者と利用部門との間で情報共有されていない
・お知らせメールを受信していない

などが考えられます。

お知らせの内容は専門的に書かれていたりするのでチンプンカンプン、まさかこれが業務に影響するとは思いませんよね。
業務に影響する変更なのか、判断できない時は当社までご相談下さい。

サービス変更の期日は対応期間を見越した、余裕のある期日が設定されているはずです。
この期間内に対応を済ませ、安心して変更の日を迎えて下さい。

動画では詳細を紹介していますので合わせてご覧ください。

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